Das hört sich irgendwie alles nicht gut an. Überdenke den Verein vielleicht noch mal.
Ich selber mache Vorkontrollen für einen kleinen Verein.
Bei „deinem“ Verein würde mir einiges quer aufstoßen. Natürlich haben wir alle ein Privatleben und betreiben den TS ehrenamtlich. Trotzdem kann sich jeder mal eben 1-2 Minuten Zeit nehmen um auf Fragen zu antworten. Das ist ja in deinem Fall nur schriftlich.
Die Termine für eine VK finden sich eigentlich sehr schnell. Habe letzte Woche bei 2 Familien angerufen und mit beiden für diese Woche Termine ausgemacht.
Abgesehen davon würde ich, so wie die meisten anderen hier, den Direktimport überdenken und schauen, dass ihr euch einen Hund auf einer Pflegestelle ansehen könnt. In dem Fall habt ihr den Hund schon erlebt, könnt ihn besser einschätzen, der Hund ist bereits meistens etwas besser angekommen, dh. ist meistens bereits stubenrein, hat sich an grundlegende Dinge unseres täglichen Lebens gewöhnt und wenn es nur durch Türzagen und auf Fliesen laufen ist, kennt Leine und Geschirr, ist gesundheitlich von einem deutschen Tierarzt durchgecheckt, Kastranarben behandelt, entfloht, entwurmt, auf Krankheiten getestet,...
Jeder Direktimport ist russisch Roulette. Von meinen zig Pflegehunden hätten die wenigsten dauerhaft tatsächlich zu mir und meiner Familie gepasst. Ich selber würde einen Hund als Pflegehund aufnehmen, ihn aufs Leben vorbereiten und dann schauen ob ich ihn vermittle oder „Pflegestellenversager“ behalte.